Genel Arşiv Birimi

Görevleri

  1. Dokümanların teslim alınması, lüzumu halinde çıkarılması ve imha edilmesi Yönetmeliğe göre yapılır.

  2. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır.

  3. Her dosyada, evraklar ‘1’ den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

  4. Klasörün içine, en üstte olacak şekilde, dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek olan yönetmelik ekindeki “Dosya Muhteviyatı Formu” ( EK:2) konulur.

  5. Dosya Muhteviyatı Formu iki nüsha olarak hazırlanır, bir nüshası klasörün en üstünde olacak şekilde takılır. İkinci nüsha ise ilgili birimde saklanır. 

  6. Dosya muhteviyatları küçük tarihten büyük tarihe göre yapılır, açıklama bölümüne imha süresi yazılır.

  7. Klasörlerin, ilgili şubesi, içeriği ve dönemini belirten standart dosya planına uygun olarak dosya sırtlığı hazırlanıp klasöre yapıştırılır.

  8. Dosya muhteviyatı olmayan, sırtlığı bulunmayan ve imha süresi belirtilmemiş olan dosyalar kesinlikle arşive kabul edilmez.

  9. Kurum arşivine teslim edilecek klasörler, kurum arşiv sorumlusunca teslim alınırken klasörlerin uygunluğu bu talimat doğrultusunda kontrol edilir.

  10. Arşiv Sorumlusunca teslim alınan klasörler arşiv defterine kayıt edildikten sonra klasörün arşiv sıra numarası ilgili klasörün sırtlığına ve dosya muhteviyat formunun en üstüne kırmızı kalemle yazılır.

  11. Klasörün dosya muhteviyatı teslim eden ve teslim alan personel tarafından imzalanır.

  12. Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili birimlerinde muhafaza edilir, arşive konulmaz.